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Archivierung gemäß GoBD und automatische Eingangsrechnungserfassung.
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Die Kalkulation – eines der Highlights von OPTIMUS
Vorkalkulation (Soll-Kalkulation)
In der Vorkalkulation legen Sie für jede anzubietende Position fest, wie viel Zeit, Material-, NE-Metall-, Maschinen-, Fremdleistungs- und Sonstige-Kosten Sie zur Ausführung der Arbeiten benötigen. Diese Kalkulationsdaten können natürlich auch im Artikelstamm gespeichert werden und stehen somit für künftige Kalkulationen zur Verfügung.
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Verfügbare Positionsarten:
freie Position – ist nur für dieses Schriftstück, nicht aus Katalog geholt
freie Textposition – wie die freie Position
Materialposition – Artikel aus dem Katalog
Leistung – hat in der Regel eine Leistungsbeschreibung und eine für den Angebotsempfänger unsichtbare Stückliste, aus der sich die Kalkulationswerte berechnen
Alle Positionsarten können direkt(Blitzkalkulation) oder über Stücklisten kalkuliert werden.
verfügbare Positionsmerkmale
Alternativ, Eventual, Verbund, Rabatt, Per, Pauschal, Festpreis, Ohne Berechnung
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Kalkulationsübersicht
Nach erfolgter Kalkulation der einzelnen Positionen weist Ihnen die Kalkulationsübersicht für alle oder bestimmte Positionen genau aus, wie viel
- Stunden, Lohn, Material, NE-Metall, Fremdleistung, Maschinen, Sonstige Kosten, Deckungsbeitrag und Gewinn
Ihr Projekt gemäß der Vorkalkulation enthält.
In der Kalkulationsübersicht getätigte Änderungen an diesen Werten werden auf die selektierten Positionen zurück gerechnet.
Ihr Vorteil: Schnelle Angebotsmanipulation je nach Anforderung
Projektvorgaben
Die in OPTIMUS integrierten Projektvorgaben ermöglichen es Ihnen Ihre Mitarbeiter ohne Bedenken ein Angebot kalkulieren zu lassen.
Dazu gibt es z. B. den Stundenverrechnungssatz, der pro Kunde individuell sein kann.
Nehmen wir an wir haben eine Dachdeckerei, ein völlig neuer Interessent mit dem wir zuvor noch nie etwas zu tun hatten ruft uns an und fragt, ob wir uns nächste Woche um sein Dach kümmern können.
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Da wir gerade absolute Vollauslastung haben und den Auftrag eigentlich schon kaum noch annehmen können, der Interessent aber auf Dringlichkeit hingewiesen hat, machen wir Ihm ein Angebot mit einem durchschnittlichen Stundensatz von 80 € statt üblichen 60 €.
Der Interessent bestätigt unser Angebot und wir schieben den Auftrag kurzfristig mit ein.
Welche Information haben wir aus dem Sachverhalt entnommen? … Bei diesem Kunden geht ein Preis von 80 € / Stunde durch!
Damit wir in nachfolgenden Angeboten auch entsprechend hoch kalkulieren, hinterlegen wir diese Information hinter dem Kunden in OPTIMUS!
Selbst wenn wir im Urlaub sind und unser Projektleiter das Angebot kalkuliert, weiß OPTIMUS automatisch bei jeder neuen Position, dass er 80 € pro Stunde verrechnen soll.
Der Stundenverrechnungssatz ist neben weiteren sinnvollen Projektvorgaben eines der Kalkulationsinstrumente in dem Programm.
Mit OPTIMUS können Sie Ihr Wissen sinnvoll im Programm hinterlegen!
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Nachkalkulation (Ist-Kalkulation)
Kleinere Betriebe haben Ihre Kalkulation meistens im Kopf, denn wenn der Projektleiter, der der das Angebot vor kalkuliert hat, mit auf der Baustelle steht, merkt er sofort ob er die Positionen gut kalkuliert hat oder nicht. Größeren Betrieben raten wir die Nachkalkulation zu betreiben, da der Projektleiter nicht auf allen Baustellen anwesend sein kann, aber dennoch den Überblick behalten will.
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Deshalb arbeiten viele Betriebe mit sogenannten Stundenzetteln, auf denen die Arbeitsstunden und die ausgeführten Arbeiten der Mitarbeiter notiert sind. Mittlerweile ist die mobile Zeiterfassung zum Erfassen der Zeiten per Smartphone nicht mehr wegzudenken. OPTIMUS erfüllt die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens bereits als fertige Standardlösung.
In der Nachkalkulation können Sie sämtliche Kosten, die mit dem Projekt in Verbindung stehen, auf das Projekt, Schriftstück, Titel oder Positionsebene buchen. Wenn Sie bei einer bestimmten Position Ihres Angebotes überprüfen möchten, ob die vor kalkulierten Kosten gut geplant wurden, buchen Sie die Mitarbeiterstunden, Material usw. direkt auf die Position. Jeder der es nicht ganz so ausführlich machen möchte, kann z. B. auf Projektebene buchen um zu überprüfen, ob das Projekt ordentlich vor kalkuliert wurde.
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Soll-/Ist-Vergleich
Durch den Soll-/Ist-Vergleich erhalten Sie eine Gegenüberstellung der vor kalkulierten Kosten und der tatsächlich benötigten Kosten. Dazu gibt es die Spalte „Differenzen“, wo Sie genau sehen bei welcher Kostenart Sie gut oder weniger gut kalkuliert haben.
Diesen Soll-/Ist-Vergleich bekommen Sie auch auf beliebige Zeiträume und Projektleiter ausgewertet. Dadurch sehen Sie auf einen Blick, welcher Ihrer Projektleiter gut und welcher weniger gut kalkuliert.
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